Kasa rejestrująca

Kasą rejestrującą, czyli inaczej kasą fiskalną, nazywamy urządzenie, za pomocą którego sprzedawca ewidencjonuje swój obrót. Obrót ten musi być ewidencjonowany przez kasę w przypadku przekroczenia pewnego, ustalonego przez Ministerstwo Finansów, pułapu lub w sytuacji, gdy sprzedawca sprzedaje wyroby alkoholowe albo papierosy. By posiadać kasę rejestrującą spełniony powinien być jeszcze jeden wymóg. Odbiorcami muszą być osoby fizyczne, niebędące płatnikami podatku VAT lub rolnicy ryczałtowi.

Za pomocą kasy, dokumentować można każdą sprzedaż towaru, który jest na stanie magazynowym.Jednak przyjmuje się ewidencjonowanie sprzedaży która nie została udokumentowana dokumentem faktura VAT ani rachunek. Po zeskanowaniu specjalnego kodu, przypisanego tylko jednemu produktowi, następuje zmiana w stanie magazynowym sklepu, a wszystkie dane związane z produktem (nazwa, cena, stawka PTU), zapisywane są na specjalnym paragonie. Kasa koduje zakup na paragonach w dwóch wersjach; dla klienta i do archiwum. Paragony te mają identyczne brzmienie i muszą zawierać:

  • Imię i nazwisko lub nazwę sprzedawcy
  • Adres punktu sprzedaży
  • NIP sprzedającego
  • Numer kolejny wydruku
  • Datę i czas sprzedaży
  • Nazwę i cenę towaru lub usługi
  • Ilość sprzedanego towaru lub usługi
  • Wartość sprzedaży i podatku według ustalonych stawek
  • Wartość sprzedaży zwolnionej z podatku
  • Łączną kwotę podatku
  • Łączną kwotę należności
  • Kolejny numer paragonu
  • Kolejny numer kasy i oznaczenie kasjera
  • Logo fiskalne oraz numer unikatowy pamięci fiskalnej kasy (gdy mamy do czynienia z większą liczbą stanowisk)

Paragon posiadać powinien także określoną wielkość. Wysokość znaków, które się na nim pojawią, nie może być mniejsza niż 2,5 mm, a ich liczba w linii nie mniejsza niż 17. W przypadku nazwy towaru lub usługi – 12 lub więcej. Taśma paragonu fiskalnego powinna mieć 28mm albo więcej. Paragon taki powinien być czytelny tak, by nabywca bez problemu mógł sprawdzić poprawność wykonanej transakcji.

Archiwum paragonów, w postaci rolki zapisanego papieru paragonowego, powinno być przechowywane przez okres pięciu lat. W razie jakiejkolwiek kontroli odpowiedniego organu kontrolnego, dane te powinny zostać udostępnione w celu sprawdzenia poprawności prowadzonej ewidencji.

Sprzedaż na zakończenie miesiąca na podstawie miesięcznego raportu ksieguje się do systemu ksiegowego między innymi jak księgowość internetowa